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技術檔案管理制度
發布時間:2015/4/22 11:30:23

技術檔案管理制度

1.總則:

1.1凡屬我公司承擔的工程設計項目,在設計完成后,所有文件必須及時歸檔。

1.2工程有變更時,需將又修改后的圖紙及變更通知單等資料歸檔。以保證檔案成套準確。

1.3歸檔后的底圖一律不允許外借,必要時可在檔案室查閱。

1.4工程設計完成后一個月,如沒有歸檔,檔案人員有權督促歸檔。凡屬退休、離休、調離人員均需全部交還借閱檔案。

1.5外協單位需經技術經理批準方可查閱圖紙文件,但不予外借。

1.6、對入庫的檔案要經常檢查、校對、補充、認真整理分類編號排列整齊,使檔案清潔完整便于查找。

1.7檔案柜內不得存放與檔案無關的其它物品。

1.8未經公司領導簽字,任何人不得私自銷毀檔案材料。

2.技術文件資料的歸檔:

2.1 每一個技術項目完成或告一段落后,都要有完整、準確、系統的技術文件資料,由技術主管審查后及時向公司檔案室移交歸檔。

2.2 各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時,交接雙方應按規定辦理交接手續,簽字歸檔備查。

2.3 凡需歸檔的技術文件資料,應盡量符合國標、省標和企業標準的規定。做到書寫材料優良,字跡工整,圖紙按規格繪制,圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。

2.4 凡各部門形成的圖紙類文件,應經技術責任簽字后,向檔案室移交歸檔。

2.5 凡外來、外購回公司的圖紙資料等應如數歸檔。在未辦理借閱使用手續前任何人不得據為私有或拿走。

3.技術檔案管理人員的職責:

3.1 參加有關專業性會議,掌握和了解歷史過程及生產需要

3.2 協助領導技術室正確地整理需要歸檔的技術文件材料。

3.3 認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業務,提高管理水平,保證技術檔案工作任務的完成。

3.4 科學地管理全公司技術檔案,承辦技術資料和技術檔案的鑒定、接收、分類、登記、保管、借閱、發放、銷毀和移交的具體工作。

3.5 遵守公司保密制度,做好安全保衛工作。

3.6 嚴格執行技術檔案的保管、借閱、發放制度。

3.7 根據上級方針政策和本單位具體情況,制定并遵守有關規章制度,管理辦法等。 

3.8 對本單位各部門或各項目的技術文件材料,管理工作,進行檢查、監督和指導。

4.技術檔案的保管和借閱:

4.1技術檔案的保管:

4.1.1對接收來的技術檔案進行登記和必要的加工管理,做到定位存放,妥善保管,方便利用。

4..1.2認真執行技術檔案的保管檢查制度,每年年底全面檢查、清理一次,做到帳檔一致。

4.1.3做好技術檔案的安全、保密工作,并履行批準和借閱手續

4.1.4凡借閱重要的檔案(包括外來、外購的資料,原始底圖等),要由主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管,不得遺失。

4.1.5非工作人員未經允許,不得隨意翻閱技術檔案。

4.2技術檔案的借閱:

4.2.1凡本公司技術人員、工作人員,因生產需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》,借閱人員簽字后,方可使用。用后按期歸還,經管理人員檢查后,方可辦理注銷手續。

4.2.2技術檔案,均在公司內控制使用,檔案原件不得借出。若需借出室,應經技術主管批準方能借出。

4.2.3借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔,不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。

5.信息入庫。

 

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